آنچه در مورد امور پرسنلی باید بدانید
در هر مجموعه و سازمانی نیروی انسانی نقش بسیار مهمی را ایفا می کند و بدون وجود نیروی انسانی عملاً هیچ سازمان و شرکتی پا برجا نخواهد ماند. در مرور زمان تکنولوژی هر چقدر هم که پیشرفت کند ، باز هم وجود نیروی انسانی در کسب و کارها لازم و ضروری است. بنابراین پرداخت حقوق و دستمزد به نیروی انسانی از موضوعات مهم در هر سیستم حسابداری و مالی و کاری تمامی مجموعه هاست.
تعاریف متعددی در مورد حقوق و دستمزد از کارشناسان و نظریه پردازان فراوانی عنوان شده است که هر کدام ازاین تعریف ها به یک معنی و مفهوم ختم می‌شود. در ادامه به تعریف حقوق و دستمزدو سایر مفاهیم کاربردی در این حوزه می پردازیم.
تعریف حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد به معنای پرداخت مبلغی است که کارفرمایان در قبال کار و فعالیت کارکنان خود درهر مجموعه وسازمانی به آن ها پرداخت می کنند. کارفرمایان این مبلغ را برای جبران زحمات کارمندان خود به عنوان حقوق و دستمزد به ایشان پرداخت می کنند. به عبارت دیگر حقوق ودستمزد مبلغی است که کارکنان در قابل کار انجام داده از کارفرمایان خود انتظار دریافت آن را دارند و کارفرمایان نیز موظف هستند تا این دستمزد را به طور کامل پرداخت نمایند.
تعریف حقوق و دستمزد در قانون مدنی هر کشوری تقریبأ یکسان است و در تمامی کشورهای دنیا یک مفهوم را می رساند. در کل جهان معنی حقوق و دستمزد این است که مبلغی به عنوان هزینه انجام کار انجام شده باید به کارکنان پرداخت شود.
از زمان های بسیار قدیم مقوله حقوق و دستمزد مطرح بوده است و به دلیل برخی ناعدالتی هایی که در در پرداخت حقوق کارکنان از جانب کارفرمایان صورت گرفته، بعدها یک سری قوانین برای حقوق و دستمزد در نظر گرفته شد.
حقوق دانان برای ضایع نشدن حق و حقوق کارکنان و کارگران روی این موضوع تمرکز کردند و قانون هایی را تنظیم نمودند تا تمام حقوق و مزایای کارگران در آن محفوظ باشد.
دانستنی های حقوق و دستمزد
همان طور که اشاره شد حقوق و دستمزد مبالغی است که کارفرمایان یک مجموعه در مقابل فعالیت های کارکنان خود طی یک پروسه ماهانه به آن ها پرداخت می کنند. بنابراین با توجه به اینکه تمامی فعالیت ها و امورات مربوط به پرسنل در طی یک ماه ثبت می شود، باید تمامی کارکردهای کارکنان در فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد ایشان بررسی و لحاظ گردد تا در نهایت به یک حقوق خالص و دقیق برای هر کارمند برسیم.
از آنجایی که محاسبه هزینه حقوق و دستمزد یکی از عوامل مهم هزینه در سازمان ها و مؤسسات است و به همین علت مستلزم کنترل و تجزیه و تحلیل پیاپی و مستمر می باشد. هر تغییری در نحوه استفاده از نیروی کار اعمال شود، منجر به تغییراتی در روش های پرداخت پاداش کارکنان می شودو به تبع آن موجب تغییراتی در نحوه حسابداری هزینه های دستمزد نیز می گردد.
محاسبه دقیق و پرداخت به موقع حقوق و دستمزد به کارکنان یکی از عوامل بسیار تأثیرگذار دررابطه مطلوب بین کارگران و کارفرماست و این وظیفه مهم بر عهده حسابداران هر مجموعه می باشد.
همچنین مدارک سیستم حقوق و دستمزد که به درستی و با دقت بالا تهیه شده باشند و به آسانی قابل فهم باشند نیزیکی دیگر از عوامل مهم در برقراری ارتباط مناسب بین مدیران مجموعه ها،کارکنان آنها و مقامات قانونی از قبیل اداره کار، بیمه و دارایی و سایر سازمان های قانونی می باشد.
دانستنی هایی که مدیران و حسابداران مجموعه ها باید بدانند
حسابدار یک مجموعه برای ثبت سند باید حتمأ از آخرین بخشنامه های قانون کار مطلع باشد.محاسبه مالیات نیز از اهمیت بالایی برخوردار است و می بایست طبق معافیت حقوق اعمال گردد.
یک حسابدار و مدیر در هر مجموعه ای باید همه موارد را در فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان مورد بررسی و کنکاش قرار بدهد تا بتواند حق و حقوق هر فردی را طبق کارکرد و فعالیتش به وی پرداخت کند. مسلمأ اگر مراحل وابسته به محاسبه دقیق حقوق و دستمزد هر پرسنلی به درستی در نظر گرفته نشود موجب نارضایتی کارکنان و کاهش بازدهی و بهره وری آن ها و همچنین از بین رفتن اعتماد کارمندان به شرکت می شود. همچنین آن مجموعه و یا شرکت مجبور به پرداخت جرایم و دیرکرد بیمه و مالیات بر حسب قانون مالیات ها و تأمین اجتماعی خواهد شد.
بنابراین تمامی شرکت ها و دفاتر حسابداری و امور مالی آن ها باید به دقت همه موارد دخیل درمحاسبه حقوق و دستمزد پرسنل مجموعه خود را مد نظر قرار داده و هر چه زودتر نسبت به پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان خویش اقدام نمایند تا متحمل ضرر و هزینه های تأخیر احتمالی آن نگردند.
سیستم حقوق و دستمزد
سیستم حقوق و دستمزد به مجموعه ای از عناصر به هم پیوسته در داخل یک شرکت یا مؤسسه گفته می شود که در آن تمامی اطلاعات مربوط به سهم و نقش نیروی انسانی در تولید محصولات یا ارائه خدمات را به صورت اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می نمایند. اطلاعات مربوط به نیروی انسانی را می توان نام کارمند یا کارگر، شماره پرسنلی یا شماره بیمه تأمین اجتماعی، ساعات یا روزهای کارکرد، نرخ دستمزد، میزان اضافه کاری، … و کسورات قانونی و توافقی (بیمه، مالیات، وام،مساعده، ….) عنوان نمود.
این سیستم حقوق و دستمزد امروزه در تمامی شرکت‌ها و مؤسسات دولتی و غیر دولتی وخصوصی و غیر انتفاعی راه‌اندازی شده و تمامی اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد در آن ثبت می‌شود و مأموران رسیدگی به این موضوع نیز می‌توانند به راحتی توسط این سیستم سوابق حقوق کارکنان را مشاهده و بررسی نمایند. می توان گفت استفاده از سیستم حقوق و دستمزدبهترین راه برای جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده‌های کارفرمایان در مقابل کارکنان و حقوق آن‌هامی‌باشد.
به دلیل آنکه هزینه حقوق و دستمزد و مخارج مربوط به آن درصد تقریباً بالایی از هزینه های هرمؤسسه را تشکیل می دهد، ضروری است در این سیستم پیش بینی های لازم برای حصول اطمینان از پرداخت صحیح حقوق و دستمزدصورت گیرد. از طرفی دیگر سیستم حقوق و دستمزد به نحوی طراحی شده که اطلاعات لازم را به سرعت گردآوری می کند و با در نظر گرفتن کسورات ومزایای هر فردی در طی پروسه یک ماهه فعالیت خود در شرکت حقوق خالص وی را تخمین می زند و به همین ترتیب تدابیر مناسبی را برای جلوگیری از پرداخت به شکل غیر قانونی به افراد سوء استفاده کننده ایجاد می کند.
نکته حائز اهمیت این است که معمولأ برای در نظر گرفتن تمامی مراحل مربوط به حقوق و دستمزد قوانین کشورها به گونه ای است که تمامی مؤسسات خدماتی، بازرگانی و تولیدی و… را ملزم ومتعهد نموده است تا اطلاعات لازم در مورد تعداد کارکنان، حقوق و دستمزد آنان با در نظر گرفتن مزایای مربوط به آنان در پروسه یک ماهه کاری را به دستگاه های ذیربط نظیر وزارت دارائی برای تعیین و تکلیف و وصول مالیات حقوق و سازمان تأمین اجتماعی برای وصول بیمه و ارائه خدمات ارسال نمایند.
در نتیجه با توجه به تمامی این مسائل وجود یک سیستم دقیق و منسجم حقوق و دستمزد برای سازمان ها و شرکت ها ضروری و واجب است. تمامی شرکت ها می بایست نکات و دانستنی های لازم را در مورد نحوه کارکرد این سیستم را به کارمندان امور مالی و حسابداری شرکت خود آموزش داده تا بتوانند سریع تر و مطمئن تر کار خود را به سرانجام برسانند.
واحدهای مرتبط با واحد محاسبه حقوق و دستمزد
برای محاسبه و کنترل هزینه های دستمزد علاوه بر واحد حسابداری حقوق و دستمزد که در قسمت بعدی در مورد آن به طور کامل توضیح می دهیم، سایر واحدها از قبیل واحد کارگزینی و واحد ثبت اوقات کار (کنترل ورود و خروج پرسنل) نیز در این امر یاری دهنده هستند.
واحد کارگزینی
در هر سازمانی واحدی به نام واحد کارگزینی وجود دارد که وظیفه اصلی آن ساماندهی منابع وتأمین نیروهای انسانی آن سازمان می‌باشد. این واحد موظف است اطلاعات دقیق مرتبط با اسامی کارکنان و زمان دقیق استخدام آنها، تاریخ انتهای خدمت و میزان حقوق آنها را با دقت و مطابق باقوانین اداره کار و امور اجتماعی تهیه کند و برای انجام سایر امور مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل این لیست را به واحد حسابداری و حقوق و دستمزد تحویل دهد. همچنین این بخش وظیفه انجام امور نقل و انتقالات نیروها به واحدها و بخش‌های دیگر و همچنین آموزش کارکنان در مورد نحوه صحیح استفاده از مرخصی را بر عهده دارد.
از دیگر وظایف واحد کارگزینی تهیه آیین نامه های استخدامی، تهیه و اجرای برنامه های آموزشی،تنظیم شرح وظایف و ارزیابی مشاغل، انجام معاینه پزشکی، مصاحبه ترفیعات، نقل و انتقالات –مرخصی ها، تعیین مشاغل، استخدام و صدور حکم کارگزینی می باشد.
مقررات استخدامی هر سازمانی باید علاوه بر مطابقت با مقررات آن سازمان با قوانین و مقررات وآئین نامه های وزارت کار و امور اجتماعی و سایر مقررات جاری کشور نیز مطابقت داشته باشد.
پس از استخدام نیروی جدید و انجام مراحل مختلف استخدام توسط واحد کارگزینی، نرخ حقوق ودستمزد تعیین شده و سایر اطلاعات مورد نیاز را به واحد محاسبه حقوق و دستمزد ارسال می کند.
تغییر نرخ حقوق و دستمزد و یا خاتمه کار پرسنل، غیبت و سایر تغییرات مؤثر بر حقوق و دستمزدبایستی سریعأ به واحد حسابداری حقوق و دستمزد اطلاع داده شود تا موضوع را در هنگام محاسبات و تنظیم لیست حقوق و دستمزد در نظر بگیرد.
جهت اطلاعات بیشتر لطفا با شماره ذیل تماس حاصل فرمایید .
