نکات کلیدی مدیریت منابع انسانی
مقدمه
در مدیریت منابع انسانی، در هر سازمان باید بتوانیم تشخیص بدهیم هر یک از کارکنان در چه زمینه‌هایی توانایی دارند یا توانایی آنها در چه بخش‌هایی، کارایی بیشتری دارد. به نظر شما، ما به‌عنوان مدیر بایدتوانایی‌های کارکنان را تشخیص بدهیم یا کارکنان باید توانایی‌های خود را اعلام کنند؟ چرا کارکنان کم‌کاری می‌کنند؛ اما در مقابل چشم مدیر، خود را فردی پرکار نشان می‌دهند؟ این افراد مانند خون کثیفی دررگ‌های سازمان هستند که هیچ اکسیژنی به بدن سازمان نمی‌رسانند. در دوره‌ای که به‌اصطلاح، دوره‌ی کارمندسالاری است، چگونه باید این مسائل را مدیریت کرد؟
با تجربه‌ای که در سازمان خودم و سازمان‌های دیگر داشته‌ام، پی برده‌ام که «کارمندسالاری» واژه‌ای است که خودمان ساخته‌ایم.
چرا برخی از سازمان‌ها عمر کوتاه و کمی دارند؟
پرسش اصلی این است که چرا خیلی از سازمان‌ها، با اینکه منابع مالی خوب و برنامه‌های مارکتینگ،بازاریابی و فروش بالایی دارند، عمرشان کوتاه است؟ طبق آمار سازمان مدیریت صنعتی، به‌طور میانگین،عمر یک سازمان در کشور ما حدود هجده سال است. بیشتر سازمان‌ها بعد از هجده سال، یا دیگر وجودندارند یا تأثیرگذار نیستند.
در ایران، تعداد شرکتهای قدیمی یا رو به رشد کم است. البته دلایل مختلفی برای این طول عمر کوتاه مطرح می‌شود که بیشتر آنها به دولت و سیاست‌های آن برمی‌گردد که به نظر من، دلایل قانع‌کننده‌ای نیست؛ چون این شرایط همیشه و برای همه وجود دارد.
با همه‌ی این اوصاف، ما و تیممان چگونه می‌توانیم از سازمانمان محافظت کنیم تا عمر بیشتری داشته باشد؟ از خودتان بپرسید کارکنان شما چگونه از سازمانتان محافظت می‌کنند؟ یادتان باشد آنها برای محافظت از سازمان شما باید از خودشان هم محافظت کنند! برای سازمانتان باید برنامه‌های خودمحافظتی طراحی کنید.
می‌دانید چرا به محافظت فکر نمی‌کنید؟ چون کمتر در موقعیت بحرانی قرار گرفتهاید. مراقبت برای شرایط بحرانی نیست؛ بیشتر برای حفظ موقعیت سازمان در بازار است. سازمان‌ها عمر کوتاهی دارند؛ چون نیروی انسانی دارند، ولی نیروی انسانی مؤثر و کارآمدی ندارند. سیاهی‌لشکر دارند؛ چون مدیران به کارکنان به‌عنوان منابع قابل سرمایه‌گذاری نگاه نمی‌کنند.
همیشه پیشگیری بهتر از پاسخ سخت است. پاسخ سخت، هزینه دارد. پاسخ سخت، تخریب و ترمیم به همراه دارد.
از چه می‌ترسیم؟
سازمان‌ها تعداد کارکنانشان را زیاد کنند؛ چون اغلب ترس مدیران باعث می‌شود فکر کنند وجود نیروی زیاددر سازمان به معنی پیشرفت سازمان است؛ ولی در صورت بروز حمله و بحران، این نیروها می‌توانند ازشما دفاع کنند؟ اگر رقیب یا مجموعه‌ای بخواهد به شما حمله کند، با دیدن کارکنان شما از حمله‌ی خودصرف‌نظر می‌کند؟ منابع انسانی بر تمام منابع دیگر مقدم است. هر چقدر هم که منابع مالی خوبی داشته باشید، نمیتواند تضمینی برای جذب منابع انسانی خوب باشد.
به یاد داشته باشید که کارکنان خوبِ دیگران، شاید کارکنان بدی برای شما باشد. شاید این تجربه را داشته‌اید که افراد زیادی را با رزومه‌های خوب استخدام کرده‌اید؛ ولی آن‌طورکه انتظار داشته‌اید، عمل نکرده‌اند. هر فردی که وارد سازمان شما می‌شود، اطلاعات بسیار زیادی از شما و سازمانتان دارد. حفظ اطلاعات سازمان‌ها، اهمیت بسیار زیادی دارد.
اگر در مسائل مالی اشتباه کنید، سندی را اشتباه بزنید و سه ماه بعد متوجه شوید، میتوانید آن را اصلاح کنید؛ ولی در مورد منابع انسانی، سند اصلاحی وجود ندارد.
پیشرفت یک سازمان و سرمایه‌گذاری روی آن، مانند پیشرفت فرزندان یک خانواده است. برای رشد وپیشرفت فرزندان خود چه می‌کنید؟ به‌طورقطع همه‌نوع امکاناتی در اختیار آنها قرار می‌دهید. در سازمان هم همین‌طور است. مدیران، منابع انسانی را می‌شناسند؛ ولی به مدیریت انسانی عمل می‌کنند و به منابع انسانی به دید کارمند نگاه می‌کنند.
امروزه دوران رویکرد مدیریت انسان‌ها، دستورالعمل‌های کاذب سازمانی، اما و اگرها، خط‌مشی‌های طولانی و… تمام شده و مدیریت منابع انسانی جایگزین آن شده است.
مدیریت منابع انسانی یعنی چه کارهایی انجام بدهیم تا منابع انسانی بتوانند خودشان را مدیریت کنند. این، مشکل اصلی خیلی از سازمان‌هاست که در لایه‌های دور از مدیریت، اتفاقاتی می‌افتد که مدیرهرگز از آنها باخبر نمی‌شود. کارکنان، جاخالی دادن در سازمان را بلدند. یادتان باشد کنترل بیش‌ازحد، عامل استرس‌زایی است؛ هم برای سازمان، هم برای مدیر.
وقتی همیشه چیزی را کنترل می‌کنید، مثل ارتش آماده‌ی جنگی هستید که مدام جایی را هدف گرفتهاید؛بدون اینکه شلیک کنید و همین، انرژی شما را می‌گیرد و در لحظه‌ای که باید شلیک کنید، آن‌قدر خسته‌ایدکه قطعاً شلیک شما به هدف برخورد نمی‌کند.
در گذشته، از نیروی انسانی به‌عنوان دست‌مایه استفاده می‌کردند؛ مثل خط تولید، میز و صندلی و هر چیزدیگر. نگاه ابزاری به آن داشتند؛ ولی امروزه از دست‌مایه به سرمایه تبدیل شده است. بین دست‌مایه بودن و سرمایه بودن، تفاوت‌های بسیار زیادی وجود دارد.
منابع انسانی درست، در فرهنگ سازمانی درست شکل می‌گیرد. اگر در فرهنگ سازمان شما محافظت معنایی نداشته باشد، منابع انسانی دیگر کارایی ندارند. همان‌طورکه یک ورزشکار حرفه‌ای به‌دلیل تغییرمحیط و دور بودن از فضای ورزشی، بعد از مدتی وضعیت جسمی، آمادگی و مهارت‌های خود را از دست می‌دهد، منابع انسانی سازمان شما هم دچار افت می‌شوند.
سازمان‌ها با افراد تشکیل نمی‌شود؛ با افراد ساخته می‌شود.
عوامل کاهش بهره‌وری منابع انسانی
چرا با تمام تلاش‌هایی که می‌کنید و دیدگاه‌هایی که دارید، بهره‌وری منابع انسانی شما کم می‌شود؟ دربخش مدیریت منابع انسانی شرکت مایکروسافت، در طول یک هفته، دو میلیون ساعت کار انجام می‌شود.
درحالی‌که وقتی یک تیم مشاوره، عملکرد کارکنان شرکت مکنزی را ارزیابی کردند، متوجه شدند برخلاف اینکه تمام نیروها در بهترین حالت ممکن با بهره‌وری بسیار بالا کار می‌کنند، اما وقتی خروجی را بررسی می‌کنند و عواملی مثل سود نهایی و فروش را در نظر می‌گیرند، متوجه می‌شوند که خروجی آنها با دومیلیون ساعت کار در هفته متناسب نیست؛ یعنی بخش زیادی از کارها، خروجی نداشته است.
بهره‌وری فردی کارکنان در کنار هم، رابطه‌ی مستقیمی با بهره‌وری سازمان ندارد. ممکن است هر کدام ازکارکنان سازمان عملکرد خوبی داشته باشند؛ ولی خروجی نهایی رضایت‌بخش نباشد.
واقعاً چرا این اتفاق می‌افتد؟ عوامل متعددی در کاهش بهره‌وری نیروی انسانی دخالت دارد که در اینجاچند عامل مهم آن را که با شرایط کشور ما هماهنگی دارد، بررسی می‌کنیم:
1.توجه زیاد به شروع خوب
گاهی نیرویی استخدام می‌کنید و با خود می‌گویید چه نیروی کارامد و خوبی استخدام کرده‌ام! ولی این تازه اول کار است و طبیعی است که همه‌چیز خوب باشد. باید ببینید کار به همین خوبی ادامه پیدا می‌کند یا نه؟ آیا در ادامه‌ی کار میتواند عمق رابطه‌ی سازمانی را که قبلاً ایجاد کرده‌اید، بیشتر کند؟ آیا این فردمی‌تواند به یک بادیگارد تبدیل شود؟ در بسیاری از سازمان‌ها زمان ایجاد بحران، نیروها مثل کودکانی که پشت پدر و مادرشان پنهان می‌شوند، پشت مدیر می‌روند.
این افراد، نه‌تنها نمی‌توانند از سازمان محافظت کنند، بلکه از مدیر هم چند برابر انرژی می‌گیرد. شروع خوب به‌تنهایی کافی نیست. کاملاً بدیهی و طبیعی است. گول خوب بودن کارکنان را در ابتدای کار نخورید. بدیهی است که در ابتدای کار، همه برای به دست آوردن امنیت کاری بخواهند خودشان را اثبات کنند. آدم‌ها برای رسیدن به امنیت، هر کاری انجام می‌دهندو متأسفانه گاهی دروغ هم می‌گویند.
2.آدم‌ها، مثل فصل‌ها
نگرش، دیدگاه و روحیات افراد با هم فرق دارد و در طول زمان هم تغییر می‌کند. گاهی نیروی خوبی درسازمانتان هست که همیشه به او اطمینان داشته‌اید؛ ولی بعد از مدتی به بی‌انگیزه‌ترین فرد تبدیل می‌شود. یا همیشه او را مثال می‌زدید و الان می‌بینید مثال‌های نقض زیادی درباره‌اش وجود دارد.
3.کم شدن تمرکز و دور شدن از هدف
دور یا منحرف شدن از هدف، موضوعی است که در چابکی زیاد به آن اشاره کردم.دور یا منحرف شدن از هدف و کم شدن تمرکز بر کار، بهره‌وری منابع انسانی را کاهش می‌دهد.
4.روزمرگی فضای رشد
کار شما به‌عنوان مدیر سازمان، رشد سازمان نیست. شما باید محیطی برای رشد ایجاد کنید تا افرادبتوانند از این محیط تغذیه کنند. افراد درست، با تغذیه‌ی درست و هدایت درست به نتیجه‌ی مطلوب شمامی‌رسند.
5.اهداف باورنکردنی
هر کسی بهتر از دیگران توانایی‌های خودش را می‌شناسد. تعیین اهداف باورنکردنی برای سازمان موجب کم شدن بهره‌وری منابع انسانی می‌شود. برای مثال، اگر تارگت فروش سال گذشته‌ی شما، یک‌میلیاردتومان بوده و برای امسال یک‌ونیم‌میلیارد تومان تعیین کنید و نیروهای سازمان شما این هدف را باورنداشته باشند، بهره‌وری منابع انسانی سازمانتان کم می‌شود. شاید مستقیم به شما نگویند؛ ولی خودشان می‌دانند که نمی‌توانند این وزنه را بلند کنند و به هدف مدنظر شما برسند.
6.نداشتن یادگیری مستمر
همه‌ی افراد زمانی که با مشکل روبه‌رو می‌شوند، به سراغ آموزش می‌روند؛ ولی این آموزش استمرارندارد. در نتیجه، کارایی لازم را ایجاد نمی‌کند.
7.نبود مدیریت دانش ضمنی
به نظر من، هر سازمانی باید دانش‌نامه‌ای داشته باشد شامل تمام اتفاقات به‌روز سازمان از ابتدا. اگر به پرونده‌های آدم‌ربایی دقت کنید، می‌بینید که برای حل این مسائل، اول موارد مشابه با این پرونده‌ی آدم‌ربایی را که در گذشته اتفاق افتاده، بررسی می‌کنند. هرچه نمونه‌های بایگانی شده از این دست بیشتر باشد، این پرونده‌ها زودتر حل می‌شود. دانش ضمنی، دانشی است که افراد فارغ از تحصیلات دانشگاهی به سازمان خود اضافه می‌کنند.
دانش هر سازمانی مختص همان سازمان است. اندازه و میزان رشد سازمان شما، متناسب با رشد دانش ضمنی سازمان شماست.
8.نابود کردن تخیل و تفکر واژگون
در بیشتر مواقع، مدیران مانع بروز تخیل و فکر کردن کارکنان سازمان می‌شوند و فرمت یا فرصت فکری مناسبی برای آنها ایجاد نمی‌کنند. آخرین جلسه‌ای که با کارکنان سازمانتان داشته‌اید و از آن‌هاخواسته‌اید ایده‌های نوآورانه‌ای ارائه کنند، کی بوده است؟ اگر از افراد سازمانتان نخواهید از خلاقیتشان استفاده کنند، به روزمرگی عادت می‌کنند.
9.تورم نیروی انسانی
در سازمان‌های ایرانی، این مسئله زیاد وجود دارد. بسیاری از سازمان‌ها، به محض برخورد با مشکلی که نیروهای قدیمی قادر به حل کردن آن نیستند، به فکر جذب نیروی جدید می‌افتند. این کار در سازمان تورم ایجاد می‌کند و سازمان را فربه و چاق می‌کند. در بیشتر مواقع، تعداد کارکنان سازمان‌ها، خیلی‌خیلی بیشتر از نیاز واقعی آن سازمان است. حداکثر بهره‌وری هر سازمان از یک فرد در طول یک سال، ده ماه است. درحالی‌که برابر با پانزده ماه باید حقوق پرداخت کنید؛ دوازده ماه حقوق، یک ماه عیدی، سنوات،پاداش و…
بیشتر مواقع، تورم نیروی انسانی، عامل اصلی کاهش بهره‌وری نیروی انسانی در سازمان است. وقتی مشکلی پیش می‌آید، تعداد زیادی از کارکنان با خود می‌گویند وقتی این‌همه نیرو در سازمان هست، چرامن خودم را درگیر مشکلات کنم.
اصول مدیریت منابع انسانی مؤثر
کارکنان راضی، مشتریان راضی به وجود می‌آورند. این موضوع کاملاً بدیهی است و همه می‌دانند؛ اما کارکنان راضی چگونه شکل می‌گیرند؟ کارکنان راضی الزاماً عملکرد بالاتری ندارند. ما در جامعه‌ای زندگی می‌کنیم که اقتصاد و تجارت آن به‌گونه‌ای است که کارکنان راضی، عملکردی متناسب با رضایتشان ندارند.
این مسئله قابل اندازه‌گیری نیست.
برای جذب کارکنان مؤثر به نکات زیر توجه کنید:
1.تعریف معیار درست
واقعیت این است که وقتی می‌خواهید نیرویی استخدام کنید، با خود می‌گویید اگر من کارمند بودم، چه معیارهایی داشتم و براساس همین معیارها نیرو استخدام می‌کنید. درحالی‌که یکی از دلایل اصلی نتیجه نگرفتن از کارکنان، همین مسئله است. خیلی از مدیران می‌گویند: «اگر من جای شما بودم،…» این قیاس درستی نیست. برای مثال، مدیری می‌گوید: «چقدر خوب بود اگر می‌توانستم نیرویی با 70 درصد کارایی خودم پیدا کنم.» چنین چیزی امکان ندارد. راستش کمی جرأت می‌خواهد که نیرویی بهتر از خودتان استخدام کنید. اینکه خودتان را نیروی خوبی بدانید و براساس آن دیگران را استخدام کنید، معیار درستی نیست.
2.تولید امنیت
اگر به سازمانتان نگاه کنید، می‌بینید که هر کس در حال تولید چیزی است. بعضی در حال خلق ایده هستند، بعضی در حال ارائه خدمات و رضایت مشتری، عده‌ای هم در حال ایجاد استرس و بی‌انگیزگی. در سازمان خود دقت کنید و ببینید افراد چه چیزهایی تولید می‌کنند.
3.انعطاف‌پذیری
در دنیای امروز که هیچ ثباتی وجود ندارد، یکی از ویژگی‌های مهم کارکنان این است که انعطاف‌پذیرباشند. بزرگ‌ترین چالش ما در زندگی این است که به دنبال ثبات هستیم؛ آن هم در دنیایی که هیچ ثباتی وجود ندارد. به همین دلیل، زمانی که می‌خواهید رشد و ثبات ایجاد کنید، بازار و شرایط تغییر می‌کند وروحیه‌ی شما و سازمانتان گرفته می‌شود.
4.دارایی به‌جای هزینه
دیدگاهتان باید تغییر کند. دارایی‌ها باید جای هزینه‌ها را بگیرد. شما برای هزینه‌های خود و نگهداری آنها هیچ هزینه‌ای نمی‌کنید؛ اما برای دارایی‌هایتان هزینه می‌کنید. تا زمانی که به کارکنان به چشم هزینه نگاه کنید، سازمانتان نمیتواند نیروهای توانمند و قدرتمندی پیدا کند. طبق آمار مکنزی، هر نیروی انسانی حداقل باید 5 تا 15 برابر هزینه‌ای که برای سازمان دارد، در سازمان رشد ایجاد کند.
گران‌ترین کارکنان شما کسانی نیستند که بیشترین حقوق را می‌گیرند؛ بلکه کارکنان غیرمولدی هستند که هیچ کاری انجام نمی‌دهند. باید دیدگاهتان را در این زمینه تغییر بدهید.
5.هم‌ترازی
خیلی‌وقت‌ها کارکنان سازمان‌ها هم‌تراز نیستند. گاهی هدفتان این است که افراد جدیدی را استخدام کنیدتا نیروهای قدیمی را بازنشسته کنید. این کار هم اصول خاص خودش را دارد. شاید بگویید فرد جدید درمرحله‌ی کارآموزی است. یکی از علت‌های هم‌تراز نبودن، ترس مدیران است که به آن خواهم پرداخت.
6.هدف مشخص
از کارکنانتان بپرسید هدف سازمان شما چیست؟ ببینید چه پاسخ‌هایی می‌دهند. اگر احساس کردید دچارمعذوریت می‌شوند، از آنها بخواهید نظرشان را بنویسند. نزدیک بودن هدف کارکنان به هدف سازمان،اهمیت بسیار زیادی دارد. این کار، قدم کوچکی است که تأثیر شگرفی دارد. برای رشد کردن نیاز به انجام کارهای بزرگ ندارید. فقط کافی است کارهای کوچک را همیشه انجام دهید. مطمئن باشید به نتیجه می‌رسید.
7.ابزار مشخص
بیشتر مواقع، هدف مشخصی وجود دارد؛ اما ابزارهای لازم برای دستیابی به این هدف وجود ندارد.سازمان‌ها باید ابزارهای زیادی داشته باشد. منظور از ابزار همان اسلحه است.هر هدف بزرگ و مشخص به ابزار مشخص نیاز دارد.
8.استراتژی پشتیبانی
گاهی فردی را استخدام می‌کنید که هم خوب کار می‌کند، هم وفادار است؛ ولی از او پشتیبانی نمی‌کنید.فراموش نکنید که سازمان مثل خانواده‌ی شماست. با فرزندانتان چگونه رفتار می‌کنید؟ او را به حال خودش رها می‌کنید؟ پشتیبانی شما از فرزندانتان، دقیقاً همان استراتژی پشتیبانی است. کارکنان به پشتیبانی نیاز دارند. بیشتر سازمان‌ها استراتژی‌های رشد دارند؛ ولی پشتیبانی نمی‌کنند.
9.اتحاد
بیشتر مواقع، کارکنانی که استخدام می‌کنید، استعداد و توانایی خوبی دارند و هر کس در کار خودش بهترین است؛ اما کارکنان متحد نیستند. فکر می‌کنند چون بهترین هستند، باید مستقل از دیگران عمل کنند.
10.مدیریت مشوق‌های مالی و غیرمالی
در مدیریت منابع انسانی، مشوق‌های غیرمالی اهمیت بسیار زیادی دارد. یادتان باشد که همه‌چیز پول نیست. پاداش مالی برای کارمندی که بی‌انگیزه شده، تا یک‌جایی جواب می‌دهد؛ ولی همیشه نتیجه‌بخش نیست. حتی ممکن است کارمند سازمان شما را ترک کند.ما عادت کرده‌ایم دیگران را تربیت و تنبیه کنیم.شما نمی‌توانید دیگران را تربیت کنید؛ ولی میتوانید شرایطی به وجود بیاورید و الگوهایی ایجاد کنید که خودشان تغییر کنند.
پاداش‌های مالی نقطه‌ی رشد نیست؛ نقطه‌ی بحران است. هروقت احساس کردید که باید پاداش مالی بدهید، بدانید که سازمانتان به نقطه‌ی بحرانی رسیده است. نباید اجازه می‌دادید کار به اینجا و به باج‌گیری برسد.
پاداش باید برمبنای عملکرد باشد، نه نتیجه. ممکن است افراد همه‌ی تلاش خود را انجام بدهند؛ ولی به نتیجه نرسند.صرف اینکه به نتیجه نرسیده‌اند، نباید کاری را که انجام داده‌اند، نادیده بگیرید. شاید در ادامه‌ی مسیر، رشدپیدا کند.
11.وفاداری
وفاداری نماد رشد هر سازمان و عامل امنیت شغلی است؛ هم برای مدیر، هم برای کارکنان. وفاداری یعنی کارکنان مطمئن باشند تا زمانی که در سازمان شما هستند، دیده می‌شوند؛ در خانواده و اجتماع دیده می‌شوند. اگر وفاداری ایجاد شود، افراد ایده‌هایشان را به اشتراک می‌گذارند. بیشتر کارکنان سازمان‌ها فکر می‌کنند چطور می‌توانند از اعتبار آن سازمان استفاده کنند و بعد از مدتی از سازمان جدا شوند و برای خودشان کار کنند.
برای مثال، کارخانه‌ای راه‌اندازی کنند، حسابدار مستقلی شوند، شرکت نرم‌افزاری تأسیس کند و… اگر با مدیریت صحیح نیروهای انسانی بتوانید وفاداری ایجاد کنید و کارکنان سازمان شما بفهمند که در رشد شما سهیم هستند و با شما باید بازنشسته شوند، به شما و سازمانتان وفادار می‌مانند. این مسئله برای سازمان شما عمق ایجاد می‌کنند.
همان‌طورکه در ابتدا اشاره کردم، سازمان‌ها عمر کوتاهی دارند. خیلی از شما نگران نسل بعد از خودسازمان تان هستید. اگر در خانواده به کودکانمان وفاداری را نیاموزیم، آنها هم در آینده وفاداری در سازمان را بلد نخواهند بود. از دیدگاه مدیریت منابع انسانی، حمایت از نوآوری باعث ایجاد وفاداری در کارکنان سازمان می‌شود.
جهت اطلاعات بیشتر لطفا با شماره ذیل تماس حاصل فرمایید .
